仕事をこなすのが速い人は何をしているのか?【仕事管理のやり方】

生活
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同じ仕事でも早く終わらせる人と、要領を得ないでいつまでも終わらない人。

どうして差が出てしまうのでしょうか?

今回は仕事の管理術というか、仕事を速く終わらせる人がこっそりとやっている

良い方法があるので、そのご紹介をしたいと思います。

この記事を読んでもらえれば、効率よく仕事を終わらせる方法が分かります。

考え方や具体的な方法をまねてみてください。

きっと、あなたの仕事の生産性はウソみたいに高くなっているはずですよ。

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仕事をこなすのが速い人は何をしているのか?
【仕事管理のやり方】

 

いつものように満員電車に揺られ、会社に到着。

さっそく、パソコンのメールチェックをし、返信に忙しい。

そんな時、「あ!そうだった。先輩にダメだしされた企画書の見直し」

「いや~三国商事にお礼の電話をしないといけない」

「そうそう、山本工業にアポを入れないといけないんだった」

「あ~それから、部長には今の仕事の進捗状況を報告と・・・」

朝から、メールの返信をしながらやらなければならないことを思い出している。

いはや、大変な一日が始まったのだった。

同じようなことあなたも経験していませんか?

これはマルチタスクの典型的な状態ですよね。

これでは集中力は物切れになってしまうし、生産性からすればがた落ちですよね。

以上が要領を得ない人の仕事のこなし方ですよね。

これではいくら時間があっても足らないのが現状なのでは?

なので、メールの返信などは頭がさえない、どうでもよい時間に回すのです。

なぜなら、人間の頭脳というのは午前中が一番さえきっているから。

お昼を食べて満腹感で眠気が誘ってくるごとのひと時を

メール返信にあてるのです。

それもだらだらするのではなく、決めた時間内にすることを徹底するのです。

具体的には午後1時から30分だとか決めてするのです。

仮に、返信が出来なかった案件は繰り越して明日にしても良いでしょう。

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仕事をこなすのが早い人が実際にやっていることとは?

 

結論から最初に言ってしまうと・・・

仕事ができる人は、TO DOリストを作るっているのです。

TO DOリストを作ることで、マルチタスクから解放されます。

スングルタスクをすることになるので効率よく仕事をこなせるのです。

実際の作り方としては、前日に翌日分のTO DOリストを用意しておくのです。

ここで問題になるのはTO DOリストがどんなものなのかということですが、

いたってシンプルで簡単なのがTO DOリストです。

要するに、何をしなければいけないのかを書きだすだけです。

書きだした後に大切なのが、大切な順から順位を決めること。

この順位を決めることで、一つ一つこなしていくことができるようになります。

明確な「次に何をすればよいのか」がはっきりしているので、

効率よくタスクをこなしていけるわけです。

ということで、仕事を速く処理できる人と処理できない人との差は、

ただ、これだけだったんです。

しかし、しかしですよ。

ちょっと、深堀をしたいと思います。

それではここまでのことだけでOKという人はこれでおしまい。

でも、もっと仕事管理について知りたい方は次をチェックしてください。

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TO DOリストの具体的な書き方と注意点とは?

 

TO DOリストの書き方と注意点を説明させてください。

書き方その1、タスクには所要時間を入れる

書き方その2、TO DOリストに一貫性を持たせる

書き方その3、直ぐにできるタスクばかりを入れる

書き方その4、余裕を持たせた計画を

書き方その1、タスクには所要時間を入れる

TO DOリストは所要時間を入れることで、その真価を発揮するものです。

所要時間を入れないのでは、効果が半減してしまうので、所要時間を

入れるように考えるようにしましょう。

書き方その2、TO DOリストに一貫性を持たせる

間違ったTO DOリストの書き方としては、ある日はノートに書いていたり、

ある時はパソコンを使って書いていたり、携帯で書いていたりする。

確かに、出先では携帯になってしまうのも仕方がないことです。

大切なことは自分が一番目にするのは何なのかを考えるべきです。

デスクワークが多いのであれば、パソコンが良いでしょうし、外が多いのであれば

携帯が良いと思います。

適材適所に対応することが大切ですね。

書き方その3、直ぐにできるタスクばかりを入れる

直ぐにできるタスクばかりを入れてしまい、肝心な重要なタスクを後回しにする。

このTO DOリストの書き方では本末転倒になりかねないので、するとを書く段階で

慎重に吟味をしながら、書くようにすることが大切です。

なぜなら、簡単に書いて、すぐに直したりしているタスクでは

無い方がましになってしまいますから。

書き方その4、余裕を持たせた計画を

想定外のことが起こったりして、TO DOリストが実行できないことがあること。

そのことを想定内に入れて、TO DOリストを作ることが大切です。

どんなことが起こったとしても柔軟に対応ができるようにしておくのです。

以上がTO DOリストを作るときの大切な点と注意点です。

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まとめとして

 

仕事を効率よくこなすにはTO DOリストは必ず必要なものです。

自分だけの効率の良いTO DOリストを作るコツみたいのがあるとすれば、

毎日の繰り返しの中で、自ずと出来上がってくるものです。

なぜなら、「行動をして改善をして結果が出てくる」をやっているから。

自分の行動を可視化できることは、有効な手段なことは間違いありません。

なので、TO DOリストの書き方をもう一度おさらいをしておきましょう。

書き方その1、タスクには所要時間を入れる

書き方その2、TO DOリストに一貫性を持たせる

書き方その3、直ぐにできるタスクばかりを入れる

書き方その4、余裕を持たせた計画を

TO DOリストの書き方をもう一度、よくチェックしてください。

そして、即実行してくださいね。

それでは今回はこの辺で終わりたいと思います。

以上、仕事をこなすのが速い人は何をしているのか?【仕事管理のやり方】

・・・についてでした。

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